Werkkostenregeling
Een fiets van de zaak met de werkkostenregeling
Sinds 2015 is de Fiets van de Zaak regeling opgenomen in de werkkostenregeling. In de werkkostenregeling kan de werkgever een gemaximeerd percentage van het totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor zijn werknemers. Dit bedrag noemen we de vrije ruimte. Binnen dit bedrag kan de werkgever zonder beperkingen een fiets (of andere voordelen) vergoeden of verstrekken. Er worden geen eisen gesteld aan de fiets. Het mag ook een elektrische fiets, speed pedelec of scooter zijn. Daarnaast kan een werkgever zelf bijvoorbeeld de hoogte van de aanschaf, het type fiets of de aard van het gebruik bepalen en zelf bepalen hoe vaak je een fiets mag bestellen.
Tip: Vraag jouw werkgever of er binnen de WKR nog ruimte is en of hij een fiets beschikbaar wil stellen.
Als er geen ruimte meer is binnen de werkkostenregeling, bekijk dan eens de mogelijkheid voor:
Het leasen van een (elektrische) fiets voor 4 jaar
Het huren van een (elektrische) fiets voor 3 jaar
Of een van de andere mogelijkheden
Binnen de werkkostenregeling kan de werkgever ook een renteloze lening verstrekken aan de werknemer om een fiets te kopen. De aankoop van de fiets moet je kunnen aantonen. Als de werkgever een kilometervergoeding betaalt, kan de lening hiermee in een aantal jaren terugbetaald worden.
Veel gestelde vragen over de werkkostenregeling
Wat is de werkkostenregeling?
Met de werkkostenregeling (WKR) kun je als werkgever zelf bepalen wat je onbelast aan je werknemers vergoedt, geeft of beschikbaar stelt. Denk aan cadeaubonnen, sportabonnementen of kerstpakketten. Dit kan dus ook een (lease)fiets zijn. In de werkkostenregeling kan de werkgever een gemaximeerd percentage van het totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor zijn werknemers. Dit bedrag noemen we de vrije ruimte. Dit bedrag mag je vrij besteden aan allerlei zaken voor je personeel. In 2023 is de vrije ruimte over het fiscale loon tot en met 400.000 euro 3%, daarboven is het 1,18%. Die 3% was een tijdelijke verhoging vanwege de inflatie en hoge energiekosten. In 2024 verandert dat percentage. De vrije ruimte over de totale loonsom tot 400.000 euro wordt dan 1,92%.
Wat betekent de werkkostenregeling voor de werkgever?
Een goede administratie bijhouden is essentieel. Als een werkgever boven de grens van de vrije ruimte uitkomt, moet hij over het meerdere een naheffing van 80% betalen. Dit betekent dat werkgevers, die gebruik maken van de werkkostenregeling bij moeten houden hoeveel er verstrekt en vergoed wordt. Ze moeten de grens van de loonsom in de gaten houden. Vaak zal een werkgever binnen de WKR een fietsbudget vaststellen. Bijvoorbeeld: 20% van de vrije ruimte van de WKR wordt benut voor het beschikbaar stellen van een fietsplan. De werkgever kan bepalen dat werknemers aan bepaalde eisen moeten voldoen om recht te hebben op een fiets uit het fietsplan. Uiteraard moet dit wel kloppen met de arbeidsvoorwaarden.
Hoe past de fiets in de werkkostenregeling?
De oude fietsregeling is met de komst van de werkkostenregeling in 2015 vervallen. Daarvoor in de plaats kan de werkgever nu binnen de vrije ruimte een fiets vergoeden of verstrekken. Er worden geen nadere eisen gesteld aan de fiets. Het mag een elektrische fiets of een racefiets, maar ook een gewone fiets of scooter zijn. Daarnaast kan een werkgever zelf bijvoorbeeld de frequentie van verstrekken, de hoogte van de aanschaf, het type fiets of de aard van het gebruik bepalen.
Wat zijn vergoedingen en vestrekkingen?
Binnen een bedrijfsfietsenplan is het verstrekken van een fiets voor het woon-werkverkeer verreweg de meest gebruikte methode. Dit houdt in dat de werkgever de fiets aanschaft en onmiddellijk in eigendom overdraagt aan de werknemer. Soms wordt er binnen een bedrijfsfietsenplan gekozen voor het vergoeden van de fiets. In dat geval wordt de fiets eerst door de werknemer aangeschaft en vervolgens door de werkgever vergoed. In beide gevallen is het het meest gebruikelijk dat de werknemer brutoloon of brutoloonbestanddelen voor de fiets inlevert. Denk bij brutoloonbestanddelen bijvoorbeeld aan 13e maand, vakantiegeld of reiskostenvergoeding. Hierdoor wordt je brutoloon minder en betaal je dus minder belasting. Dit maakt het voor de werknemer aantrekkelijk. We noemen dit uitruilen of verrekenen. In alle gevallen, vergoeden, verstrekken en al dan niet uitruilen, telt het fiscaal voordelige deel mee binnen de vrije ruimte.